Relancer automatiquement les devis sans réponse et les factures impayées
Dans une TPE ou une PME, l’argent dort à deux endroits : dans les devis envoyés que personne ne relance, et dans les factures échues que l’on relance trop tard, avec gêne, entre deux urgences. Les deux se corrigent avec le même outil : un calendrier de relance écrit une fois, exécuté automatiquement, qui passe la main à un humain au bon moment.
Devis : la relance qui fait signer
Un devis sans réponse n’est pas un refus, c’est une décision remise à plus tard. La relance sert à ramener le sujet en haut de la pile du client, sans pression. Deux relances suffisent ; au-delà, c’est au commercial d’appeler.
| Moment | Message | Canal |
|---|---|---|
| J+3 après l’envoi | « Avez-vous pu regarder le devis ? Une question à laquelle je peux répondre ? » | |
| J+7 | Rappel court, proposition d’un créneau d’échange de 10 minutes | Mail + SMS |
| J+10 | Le devis passe dans la liste « à appeler » du commercial ; fin des relances automatiques | Tâche interne |
Factures : le calendrier qui récupère la trésorerie
Ici, le ton monte par paliers et chaque étape est écrite pour pouvoir être envoyée sans y réfléchir. La règle : on relance tôt et poliment, plutôt que tard et fâché.
| Moment | Message | Canal |
|---|---|---|
| J-3 avant l’échéance | Rappel de l’échéance à venir, avec le lien de paiement | |
| J+15 | Relance cordiale : « Cette facture semble nous avoir échappé » | |
| J+30 | Relance ferme : rappel des pénalités de retard prévues au contrat, demande de date de règlement | Mail + SMS |
| J+45 | Mise en demeure préparée automatiquement, validée et envoyée par le dirigeant ; dossier marqué « contentieux » | Courrier recommandé |
Trois garde-fous obligatoires : aucune relance sur une facture marquée payée, contestée ou en plan de règlement ; jamais deux relances à moins de sept jours d’intervalle sur le même client ; et un rapport hebdomadaire des encours pour que le dirigeant voie ce qui traîne sans ouvrir la comptabilité.
De quoi a-t-on besoin
- La liste des devis et factures avec leur statut et leur date : votre outil de facturation (Pennylane, Qonto, Sellsy, Axonaut, Odoo, Zervant…) la fournit par API ou par export.
- Une adresse d’envoi identifiée (facturation@votre-entreprise.fr) et un lien de paiement dans chaque relance.
- Un outil d’orchestration : n8n, Make ou Power Automate. Le calendrier compte plus que l’outil.
- Une personne qui reçoit les escalades et décide : appel, geste commercial, ou contentieux.
Ce que ça change
Sur une entreprise de 15 personnes qui émet 80 factures par mois, la relance automatique ramène en général le délai moyen de paiement de 45–55 jours à 30–35 jours, ce qui représente plusieurs dizaines de milliers d’euros de trésorerie disponible en permanence, et 2 à 4 heures par semaine récupérées sur la personne qui relançait à la main. Côté devis, une relance systématique à J+3 fait remonter le taux de signature de 10 à 20 % selon les secteurs.
Les pièges
- Relancer sans lien de paiement : le client veut bien payer, mais doit chercher le RIB.
- Relancer un client qui a contesté : une seule relance automatique sur un litige en cours coûte la relation.
- Ne pas fixer de fin aux relances automatiques : au bout de trois messages, seul un humain fait avancer les choses.