Classer automatiquement la boîte mail partagée d’un cabinet comptable
La boîte contact@ ou cabinet@ est le point d’entrée de tous les clients — et le poste de tri le plus ingrat du cabinet. Chaque matin, quelqu’un ouvre, lit, devine à quel dossier appartient le message, le transfère au bon conseiller. Trente minutes à une heure par jour, tous les jours. Ce travail se décrit en règles, donc il s’automatise.
Le principe
Un mail entrant est comparé à la base clients du cabinet : adresse de l’expéditeur, domaine, nom dans la signature, référence de dossier dans l’objet. Dès qu’une correspondance est trouvée, le mail est déplacé dans le dossier du conseiller référent (ou lui est transféré), étiqueté avec le nom du client, et un accusé de réception part au client. Ce qui ne correspond à rien reste dans une file « à qualifier », traitée par une seule personne.
Les règles à écrire avant d’automatiser
- Qui est le référent de chaque dossier — la base doit être à jour, sinon le flux route mal. C’est souvent le vrai chantier.
- Que faire d’un expéditeur inconnu : file d’attente, ou rattachement automatique si le domaine correspond à un client existant.
- Que faire des pièces jointes : les déposer dans la GED du dossier, avec un nom normalisé (date, client, type).
- Quel accusé de réception envoyer, et à quelles heures — jamais la nuit.
Quel outil
Pour un cabinet sous Microsoft 365, Power Automate est le choix naturel : il agit directement dans les boîtes partagées et lit une liste SharePoint comme base de référence. Pour un cabinet sous Google Workspace ou avec un CRM externe, n8n ou Make font le même travail. Dans tous les cas, la base clients est la pièce maîtresse ; l’outil n’est que la plomberie.
Gains observés
Entre 30 minutes et 1 heure par jour récupérées sur le poste de tri, un délai de première réponse ramené de plusieurs heures à quelques minutes grâce à l’accusé automatique, et surtout des pièces jointes qui arrivent au bon endroit sans manipulation.