Démarrer avec n8n : de zéro à votre première automatisation qui tourne
Les automatisations Praxiflow tournent dans n8n, un logiciel d’automatisation que vous ouvrez à votre nom. Vous en restez propriétaire : vos données ne passent pas par nous. Ce guide vous emmène de la création du compte à la mise en service, sans prérequis technique particulier. Comptez une heure la première fois, en ayant vos accès (messagerie, tableur, outil de facturation) sous la main.
1. Choisir où tourne n8n
Deux possibilités, toutes deux compatibles avec nos fichiers :
| Option | Pour qui | À savoir |
|---|---|---|
| n8n Cloud (hébergé par n8n) | La plupart des TPE et PME : rien à installer, rien à maintenir | Abonnement payé directement à n8n, période d’essai à la création. La connexion aux comptes Google et Microsoft se fait en un clic. |
| Auto-hébergé (version communautaire gratuite) | Si vous avez un serveur ou un prestataire informatique | Le logiciel est gratuit, mais l’installation, les mises à jour et les sauvegardes sont à votre charge. Plusieurs hébergeurs proposent un serveur avec n8n préinstallé. |
Dans le doute, prenez n8n Cloud : vous pourrez toujours changer plus tard en exportant vos automatisations.
2. Créer votre compte
- Rendez-vous sur n8n.io et créez un compte avec une adresse de l’entreprise, pas une adresse personnelle : le compte doit survivre au départ d’un salarié.
- Choisissez la région d’hébergement en Europe si on vous la propose.
- Notez l’adresse de votre espace n8n et gardez le mot de passe dans le coffre-fort de l’entreprise.
3. Importer le fichier reçu
- Dans n8n, créez un nouveau workflow (un « workflow » est une automatisation).
- Ouvrez le menu « … » en haut à droite, puis Import from File, et choisissez le fichier
.jsonreçu. Vous pouvez aussi ouvrir le fichier, tout copier, et coller directement dans la page vide. - Les étapes apparaissent, reliées entre elles, exactement comme sur le schéma du catalogue.
- Dans les paramètres du workflow, réglez le fuseau horaire sur Europe/Paris : sinon les envois prévus à 8 h partent à la mauvaise heure.
4. Connecter vos outils
Chaque étape qui touche un outil (Gmail, Google Sheets, votre logiciel de facturation…) a besoin d’un accès. Ouvrez l’étape, puis dans le champ d’identification choisissez créer un nouvel accès :
- Google ou Microsoft : sur n8n Cloud, un bouton de connexion suffit. En auto-hébergé, il faut d’abord créer une « application » chez Google ou Microsoft ; la documentation de n8n le décrit pas à pas.
- Logiciel de facturation ou CRM : récupérez la clé d’API dans les paramètres de votre logiciel (rubrique « API », « Intégrations » ou « Développeurs »).
- Un même accès sert à toutes les étapes du même outil : créez-le une fois, choisissez-le ensuite dans la liste.
5. Renseigner vos valeurs et vos règles
Tout ce qui vous est propre est repéré dans le fichier par le mot REMPLACER_ : l’identifiant de votre tableau, l’adresse du commercial, votre signature… La fiche technique liste chaque valeur et l’étape où elle se trouve. Remplacez-les une à une, puis reportez vos règles (délais, montants, exclusions) depuis la fiche de règles que vous avez remplie.
Vérification rapide avant de continuer : il ne doit plus rester aucun REMPLACER_ dans le workflow.
6. Tester sans risque
- Pour les premiers essais, mettez votre propre adresse à la place de celle des clients : c’est vous qui recevez les relances.
- Lancez une exécution manuelle avec le bouton d’exécution en bas de l’écran (« Execute workflow » ou « Test workflow » selon la version). Chaque étape réussie passe au vert ; cliquez dessus pour voir ce qu’elle a produit.
- Une étape en rouge ? Ouvrez-la : le message indique presque toujours un accès manquant ou une valeur
REMPLACER_oubliée. - Laissez tourner un ou deux jours en miroir vers votre adresse, et relisez ce qui serait parti.
7. Mettre en service
Quand les messages de test vous conviennent, remettez les vraies adresses, puis activez le workflow (interrupteur Active ou bouton Publish en haut à droite, selon la version de n8n). Il tourne désormais tout seul, même ordinateur éteint.
Gardez à portée de main la procédure de secours livrée avec l’automatisation : pour tout arrêter, il suffit de désactiver le workflow. Rien n’est perdu, et le journal indique où reprendre.
Les questions qu’on nous pose
Combien coûte n8n ? La version auto-hébergée est gratuite ; n8n Cloud est un abonnement payé directement à n8n, dont le prix dépend du nombre d’exécutions. Les tarifs à jour sont sur le site de n8n.
Et si je bloque ? La fiche technique liste les pièges connus de chaque automatisation, et la documentation de n8n ainsi que son forum communautaire répondent à la plupart des blocages. L’installation n’est pas incluse dans le prix : si vous préférez ne pas vous en occuper, un informaticien habitué à n8n l’importera en une demi-journée avec la fiche technique.
Puis-je installer plusieurs automatisations ? Oui, elles cohabitent dans le même compte et partagent les mêmes accès. C’est l’intérêt du pack de trois.